Нормативную информацию учетной системы составляют следующие сведения:

• Поставщики - информация о поставщиках продуктов
• Меню и приемы пищи - перечень стандартных меню и приемов пищи, которые в них входят
• Продукты и группы продуктов - перечень продуктов и групп продуктов, используемых при приготовлении блюд
• Группы блюд - классификатор блюд
• Состав блюд - перечень блюд с указанием их состава (количество продукта на одно порцию)

Приходный документ имеет следующие реквизиты:

• Поставщик, у которого были закуплены продукты
• Учетный день приходования - Учетный день, когда продукты фактически поступили на склад
• Дата документа - Дата составления самого документа
• Номер документа - Номер составленного документа либо номер накладной поставщика

По каждому приходуемому наименованию заполняются следующие реквизиты:

• Наименование - выбирается из списка
• Коммерческое наименование - полное коммерческое наименование продукта, например вафли Артек
• Закупочная цена - цена за килограмм приходуемого продукта
• Количество - количество приходуемого продукта, в килограммах
• Примечание - необязательное примечание

Когда приходный документ заполнен, он проводится, и внесенные в него продукты становятся доступными, начиная с учетного дня, указанного в реквизитах документа.

Составление меню и калькуляции включает в себя несколько шагов:

1. Выбор учетного дня - в календаре необходимо выбрать текущий учетный день. Если учетный день за выбранную вами дату еще не открыт, вам будет предложено открыть учетный день. Соглашайтесь.
2. Создание меню учетного дня. Основное назначение меню учетного дня - зафиксировать список приемов пищи в течение дня.
   Вы можете создавать произвольное количество меню учетного дня - на основании меню, введенных в соответствующем разделе Нормативно-справочной информации.
3. Редактирование списка приемов пищи учетного дня. Список допустимых приемов пищи зафиксирован в разделе "Меню и приемы пищи" Нормативно-справочной информации. Каждый прием пищи может встречаться только один раз. Это означает, что вы можете удалить из списка приемы пищи, которые по каким-либо причинам не состоялись, восстановить ранее удаленные приемы пищи, но вы не сможете создать два одинаковых приема пищи.
4. Добавление блюд. Выбрав прием пищи, необходимо добавить блюда, которые подаются в этот прием. Список блюд (а также их состав) зафиксирован в соответствующем разделе Нормативно-справочной информации. Для каждого блюда указывается количество порций.
   При каждом добавлении блюда добавляется информация о необходимом для приготовления указанного числа порций количества продуктов.
5. Корректировка списка расходуемых продуктов для добавленного блюда. Список наименований и количества продуктов, необходимых для проготовления заданного числа порций, формируется автоматически при добавлении блюда в состав приема пищи, однако он может быть изменен:
   • Если на складе не хватает какого-то продукта, и принято решение приготовить блюдо с меньшим количеством этого продукта, количество продукта в списке уменьшается;
   • Если требуемый продукт отсутствует на складе, и принято решение приготовить блюдо без этого продукта, продукт исключается из списка;
   • Если принято решение заменить один продукт другим, то производится изменение соответствующей записи о расходе продукта;
   • Наконец, если принято решение приготовить блюдо, заложив большее количество продукта, чем предусмотрено по нормативу, количество продукта в списке расхода может быть увеличено.
6. Корректировка резервирования (и последующего списания) продуктов. В момент добавления записи о расходовании продукта (либо первоначального добавления блюда в состав приема пищи) происходит попытка зарезервировать необходимое количество каждого продукта. Продукты доступны для резервирования, если они оприходованы тем же, или более ранним учетным днем, и не были полностью списаны или зарезервированы.
   Продукты резервируются из определенной поставки, что позволяет, зная закупочную цену, рассчитывать стоимость блюд. По умолчанию списываются продукты из самой ранней неизрасходованной поставки, затем, по мере исчерпания, из более и более поздних. Наконец, если достаточного количества продукта нет на складе, резервируется лишь максимально возможная часть необходимого количества.
   Хотя первоначально списание происходит в соответствии с принципом "первый пришел - первый ушел", имеется возможность при необходимости резервировть (и затем списывать) продукты из произвольной поставки.
7. Утверждение калькуляции. Когда меню учетного дня полностью составлено, и все необходимое количество каждого продукта зарезервировано (и рассчитана стоимость каждого блюда) калькуляцию необходимо утвердить. Утвержденная калькуляция не может быть изменена, но может быть возвращена в режим редактирования меню.
8. Создание расходного документа. По утвержденной калькуляции создается и автоматически заполняется расходный документ. Калькуляция, для которой создан расходный документ, не может быть возвращена в режим редактирования меню, пока соответствующий расходный документ не удален.

Составление меню и калькуляции предполагает, что все необходимые продукты уже оприходованы, поскольку в момент добавления блюда в меню учетного дня происходит попытка резервирования необходимого количества каждого из продуктов, входящего в состав блюда. Однако при необходимости можно составить меню без достаточного количества продуктов (при этом не будет рассчитана стоимость блюд). Затем, когда будут введены и проведены приходные документы, можно повторить попытку резервирование продуктов для каждого блюда в составе приема пищи.

В отличие от приходных документов, расходные документы создаются автоматически на основе меню и калькуляции учетного дня, и не редактируются. Проведение расходного документа фиксирует списание зарезервированного ранее товара. Для меню учетного дня может существовать только один расходный документ, и пока он не удален, меню учетного дня невозможно вернуть в режим редактирования.

Расходный документ имеет следующие реквизиты:

• Учетный день списания - Учетный день, начиная с которого продукты считаются списанными
• Причина списания - выбирается из списка. Указывается причина списания продуктов
• Дата документа - Дата составления самого документа
• Номер документа - Номер составленного документа
• Примечание - используется, если нужно добавить пояснение

По каждому наименованию заполняются следующие реквизиты:

• Наименование продукта из соответствующего перечня в Нормативно-справочной информации
• Коммерческое наименование - полное коммерческое наименование продукта
• Закупочная цена - закупочная цена продукта
• Количество - количество продукта, подлежащего списанию, в килограммах

Фактическое списание продуктов происходит при проведении документа.

Учетная система поддерживает печатные формы для калькуляций и документов:

• Калькуляция меню учетного дня
• Приходный документ
• Расходный документ
• Документ списания

При нажатии кнопки печатная форма выбранной калькуляции или соответствующего документа подготовливается и открывается в новом окне, откуда она может быть отправлена на печать, или экспортирована в Microsoft Excel или формат PDF